Last updated: June 11, 2026Última actualización: 11 de junio de 2026
Closing Code AI ("we," "us," or "our") operates as the data controller for personal information collected through hce.closingcodeai.online and its associated services. You may reach our privacy team at support@mail.closingcodeai.online.
Where required by applicable law, including the EU General Data Protection Regulation (GDPR), we respond to requests from data subjects in the European Economic Area (EEA) and other jurisdictions that provide enforceable privacy rights.
We collect the following categories of personal data: (a) Account data — email address, user ID, plan/tier, activation date, optional Telegram ID, and LLM API key where provided by the user for paid cloud plans. (b) Lead and engagement data — email address, referral source, language preference (derived from the Accept-Language header), consent timestamp, nurture sequence step, and email interaction history.
(c) Session and security data — IP address (used to enforce the one-trial-per-IP policy and rate limits), short-lived claim reference tokens, and magic-link onboarding tokens. (d) Usage and call data — call job metadata, audio files uploaded for analysis, transcripts, and AI analysis results stored in our production PostgreSQL database for service delivery.
We use your personal data to: create and manage your account; deliver the Service, including call analysis, My Diagnosis, and email-gated access; process payments through Whop; send transactional and nurture emails via Resend; enforce one-trial-per-IP and one-trial-per-email limits; and monitor and improve system reliability and security.
We do not sell your personal data to third parties for marketing or advertising purposes. We do not use your call recordings, transcripts, or analysis outputs to train any AI or machine-learning model.
We process your personal data on the following legal bases: (a) Performance of a contract — to create your account and deliver the Service you have signed up for. (b) Legitimate interests — to send product-related communications to leads and users who have engaged with our platform, to enforce trial limits, and to maintain platform security. You may unsubscribe from marketing and nurture emails at any time via the unsubscribe link included in every email.
(c) Consent — where you have explicitly opted in to a specific use of your data. (d) Legal obligation — where processing is required by applicable law or to respond to lawful requests from competent authorities.
When you upload call audio (MP3, WAV, M4A, OGG, or WebM) to the Service, the file is transmitted to our ingest API and processed by third-party speech-to-text providers for transcription, followed by AI-driven analysis aligned with the QC 4.1 methodology. It is our stated policy to delete source audio files after analysis is complete; we do not retain call recordings for long-term storage.
Transcripts and analysis outputs may be retained in our production database as part of your account history and to deliver ongoing Service functionality. You may request deletion of your transcript and analysis data at any time by emailing support@mail.closingcodeai.online. We do not use your call data—in any form—to train AI or machine-learning models, now or in the future.
We share personal data with the following categories of third-party processors solely to provide the Service: (a) Whop — for payment processing and subscription management; your billing data is subject to Whop's privacy policy. (b) Resend — for transactional and marketing email delivery via send.closingcodeai.online and mail.closingcodeai.online; email addresses are shared to send Service-related communications. Disposable email domains are blocked at the point of entry.
(c) Speech-to-text and LLM providers (such as Deepgram, Groq, and OpenAI-class services) — call audio and transcripts are transmitted to these providers for processing as part of the analysis pipeline. (d) Hosting and infrastructure providers — for server operation, database hosting, and data storage. We require all third-party processors to maintain appropriate data security standards and to process your data only as directed.
We retain account data for as long as your account is active or as necessary to provide the Service and fulfill our legal obligations. Lead and engagement data is retained in accordance with our email marketing practices; you may request deletion at any time. IP address data collected for trial enforcement is retained for a limited period sufficient to enforce our one-trial-per-IP policy.
Short-lived tokens—including claim reference tokens (30-minute TTL) and magic-link onboarding tokens—expire per their time-to-live and are removed from active use upon expiry or redemption. Transcript and analysis data may be retained in our production database for the life of your account unless you request deletion.
We implement technical and organizational security measures to protect your personal data, including: rate limiting on sensitive API endpoints; token-scoped post-purchase claim flows that prevent account enumeration via email alone; API responses restricted to minimum necessary data; and access controls on our databases.
No method of data transmission over the internet or electronic storage is 100% secure. While we strive to protect your information using industry-standard practices, we cannot guarantee absolute security. If you believe your account or personal data has been compromised, please contact us immediately at support@mail.closingcodeai.online.
Closing Code AI is operated from the United States. If you access the Service from outside the United States, your personal data may be transferred to, stored, and processed in the United States or in other countries where our infrastructure or third-party service providers operate.
For users in the European Economic Area (EEA) or the United Kingdom, such transfers are conducted under appropriate safeguards in accordance with applicable data protection law, including standard contractual clauses (SCCs) where required. By using the Service, you acknowledge these transfers.
Depending on your jurisdiction, you may have the following rights with respect to your personal data: (a) Access — to obtain confirmation of whether we process your data and to receive a copy. (b) Rectification — to have inaccurate or incomplete data corrected. (c) Erasure — to request deletion of your personal data. (d) Restriction — to request restricted processing in certain circumstances. (e) Portability — to receive your data in a structured, machine-readable format. (f) Objection — to object to processing based on legitimate interests.
EU/EEA residents may exercise these rights under the GDPR. California residents may have additional rights under the CCPA. To exercise any of these rights, please contact us at support@mail.closingcodeai.online; we will respond within 30 days. You also have the right to lodge a complaint with the data protection supervisory authority in your jurisdiction.
The Service is not directed to individuals under the age of 16, and we do not knowingly collect personal data from children. If we become aware that we have inadvertently collected personal information from a child under 16, we will take prompt steps to delete it.
If you are a parent or guardian and believe we have collected data from your child, please contact us at support@mail.closingcodeai.online so we may address the matter promptly.
We may update this Privacy Policy from time to time to reflect changes in our data practices, the Service, or applicable law. We will notify you of material changes by updating the "Last Updated" date on this page and, where reasonably practicable, by email to registered users.
We encourage you to review this Privacy Policy periodically. Your continued use of the Service after any changes take effect constitutes acceptance of the updated Policy.
For privacy-related questions, data access requests, or complaints, please contact us at: support@mail.closingcodeai.online.
Closing Code AI operates the Hermes Context Engine at hce.closingcodeai.online.
Closing Code AI ("nosotros", "nuestro") actúa como responsable del tratamiento de los datos personales recopilados a través de hce.closingcodeai.online y sus servicios asociados. Para consultas sobre privacidad, puede contactarnos en support@mail.closingcodeai.online.
Cuando así lo exija la legislación aplicable, incluido el Reglamento General de Protección de Datos de la UE (RGPD), atendemos las solicitudes de los titulares de datos del Espacio Económico Europeo (EEE) y de otras jurisdicciones con derechos de privacidad reconocidos.
Recopilamos las siguientes categorías de datos personales: (a) Datos de cuenta — dirección de correo electrónico, ID de usuario, plan/nivel, fecha de activación, ID de Telegram opcional y clave de API LLM cuando el usuario la proporciona en planes de nube de pago. (b) Datos de clientes potenciales e interacción — dirección de correo, fuente de referencia, preferencia de idioma (derivada del encabezado Accept-Language), marca de tiempo de consentimiento, paso de la secuencia de seguimiento e historial de interacciones por correo.
(c) Datos de sesión y seguridad — dirección IP (utilizada para aplicar la política de una prueba por IP y la limitación de tasa), tokens de referencia de reclamación de corta duración y tokens mágicos de incorporación. (d) Datos de uso y llamadas — metadatos de trabajos de llamadas, archivos de audio cargados para análisis, transcripciones y resultados de análisis de IA almacenados en nuestra base de datos de producción para la prestación del Servicio.
Utilizamos sus datos personales para: crear y gestionar su cuenta; prestar el Servicio, incluyendo el análisis de llamadas, My Diagnosis y el acceso por verificación de correo; procesar pagos a través de Whop; enviar correos transaccionales y de seguimiento mediante Resend; aplicar los límites de una prueba por IP y por correo; y monitorear y mejorar la fiabilidad y seguridad del sistema.
No vendemos sus datos personales a terceros con fines de marketing o publicidad. No utilizamos sus grabaciones de llamadas, transcripciones ni resultados de análisis para entrenar ningún modelo de IA o aprendizaje automático.
Tratamos sus datos personales con las siguientes bases legales conforme a la normativa de protección de datos aplicable: (a) Ejecución de un contrato — para crear su cuenta y prestar el Servicio al que se ha registrado. (b) Interés legítimo — para enviar comunicaciones relacionadas con el producto a clientes potenciales y usuarios que han interactuado con nuestra plataforma, para aplicar los límites de prueba y para mantener la seguridad de la plataforma. Puede darse de baja de los correos de marketing y seguimiento en cualquier momento mediante el enlace de cancelación incluido en cada correo.
(c) Consentimiento — cuando usted ha dado su consentimiento explícito para un uso específico de sus datos. (d) Obligación legal — cuando el tratamiento sea exigido por la legislación aplicable o para atender solicitudes legítimas de las autoridades competentes.
Cuando carga audio de llamadas (en formato MP3, WAV, M4A, OGG o WebM) al Servicio, el archivo se transmite a nuestra API de ingesta y es procesado por proveedores externos de reconocimiento de voz para su transcripción, seguido de un análisis con IA alineado con la metodología QC 4.1. Nuestra política declarada es eliminar los archivos de audio fuente una vez completado el análisis; no conservamos grabaciones de llamadas para almacenamiento a largo plazo.
Las transcripciones y los resultados de análisis pueden conservarse en nuestra base de datos de producción como parte del historial de su cuenta y para ofrecer las funciones continuas del Servicio. Puede solicitar la eliminación de sus datos de transcripción y análisis en cualquier momento escribiendo a support@mail.closingcodeai.online. No utilizamos los datos de sus llamadas —en ninguna forma— para entrenar modelos de IA o aprendizaje automático, ahora ni en el futuro.
Compartimos datos personales con las siguientes categorías de procesadores externos exclusivamente para prestar el Servicio: (a) Whop — para el procesamiento de pagos y la gestión de suscripciones; sus datos de facturación están sujetos a la política de privacidad de Whop. (b) Resend — para la entrega de correos transaccionales y de marketing a través de send.closingcodeai.online y mail.closingcodeai.online; las direcciones de correo se comparten para enviar comunicaciones relacionadas con el Servicio. Los dominios de correo desechables son bloqueados en el punto de registro.
(c) Proveedores de reconocimiento de voz y LLM (como Deepgram, Groq y servicios de clase OpenAI) — el audio de las llamadas y las transcripciones se transmiten a estos proveedores para su procesamiento dentro del flujo de análisis. (d) Proveedores de alojamiento e infraestructura — para la operación de servidores, alojamiento de bases de datos y almacenamiento de datos. Exigimos a todos los procesadores externos que mantengan estándares adecuados de seguridad y que procesen sus datos únicamente según nuestras instrucciones.
Conservamos los datos de cuenta mientras su cuenta esté activa o sea necesario para prestar el Servicio y cumplir nuestras obligaciones legales. Los datos de clientes potenciales e interacción se retienen conforme a nuestras prácticas de marketing por correo; puede solicitar su eliminación en cualquier momento. Los datos de direcciones IP recopilados para el control de pruebas se retienen durante un período limitado suficiente para aplicar nuestra política de una prueba por IP.
Los tokens de corta duración —incluidos los tokens de referencia de reclamación (TTL de 30 minutos) y los tokens mágicos de incorporación— expiran según su tiempo de vida y se eliminan del uso activo al expirar o ser utilizados. Los datos de transcripciones y análisis pueden conservarse en nuestra base de datos de producción durante la vigencia de su cuenta, salvo que solicite su eliminación.
Implementamos medidas técnicas y organizativas de seguridad para proteger sus datos personales, incluyendo: limitación de tasa en endpoints sensibles de la API; flujos de reclamación post-compra con ámbito de token que evitan la enumeración de cuentas solo por correo electrónico; respuestas de API restringidas que devuelven únicamente los datos mínimos necesarios; y controles de acceso en nuestras bases de datos.
Ningún método de transmisión de datos por internet o almacenamiento electrónico es 100% seguro. Aunque nos esforzamos por proteger su información aplicando prácticas estándar del sector, no podemos garantizar una seguridad absoluta. Si cree que su cuenta o datos personales han sido comprometidos, contáctenos de inmediato en support@mail.closingcodeai.online.
Closing Code AI opera desde los Estados Unidos. Si accede al Servicio desde fuera de los Estados Unidos, tenga en cuenta que sus datos personales pueden ser transferidos, almacenados y procesados en EE. UU. o en otros países donde operan nuestra infraestructura o proveedores de servicios externos.
Para los usuarios del Espacio Económico Europeo (EEE) o del Reino Unido, dichas transferencias se realizan con las salvaguardas adecuadas conforme a la normativa de protección de datos aplicable, incluidas las cláusulas contractuales estándar (SCCs) cuando sea necesario. Al utilizar el Servicio, usted reconoce dichas transferencias.
Dependiendo de su jurisdicción, puede tener los siguientes derechos respecto a sus datos personales: (a) Acceso — obtener confirmación sobre si tratamos sus datos y recibir una copia. (b) Rectificación — corregir datos inexactos o incompletos. (c) Supresión — solicitar la eliminación de sus datos personales. (d) Limitación — solicitar la restricción del tratamiento en determinadas circunstancias. (e) Portabilidad — recibir sus datos en un formato estructurado, de uso común y legible por máquina. (f) Oposición — oponerse al tratamiento basado en interés legítimo.
Los residentes en la UE/EEE pueden ejercer estos derechos en virtud del RGPD. Los residentes en California pueden tener derechos adicionales en virtud de la CCPA. Para ejercer cualquiera de estos derechos, contáctenos en support@mail.closingcodeai.online; responderemos en un plazo de 30 días. También tiene derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de control de protección de datos de su jurisdicción.
El Servicio no está dirigido a personas menores de 16 años y no recopilamos datos personales de menores de forma consciente. Si tomamos conocimiento de que hemos recopilado datos personales de un menor de 16 años de forma inadvertida, tomaremos medidas inmediatas para eliminarlos.
Si usted es padre, madre o tutor legal y cree que hemos recopilado datos de su hijo o hija, contáctenos en support@mail.closingcodeai.online para que podamos atender el asunto de forma oportuna.
Podemos actualizar esta Política de privacidad periódicamente para reflejar cambios en nuestras prácticas de datos, en el Servicio o en la legislación aplicable. Le notificaremos los cambios sustanciales actualizando la fecha de "Última actualización" en esta página y, cuando sea razonablemente posible, por correo electrónico a los usuarios registrados.
Le recomendamos revisar esta Política de privacidad de forma periódica. El uso continuado del Servicio tras la entrada en vigor de cualquier cambio constituirá la aceptación de la Política actualizada.
Para consultas relacionadas con la privacidad, solicitudes de acceso a datos o reclamaciones, contáctenos en: support@mail.closingcodeai.online.
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